RGPD
09/02/2021
REGISTRE DES ACTIVITES DE TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES
DE L’AGENCE AS IMMOBILIER
6 Bis rue Saint Jean 76200 Dieppe
CPI 9301 2018 000 025 200 CCI : Paris ile de France
Responsable de l’organisme :
Antoine Scheyer
164 Chemin de Halage
93800 Epinay sur Seine
Responsable du traitement des données personnelles :
Clothilde Le Blond,
6 bis rue Saint Jean
76200 Dieppe
06.05.32.36.88 as-immobilier.clb@live.fr
Activités de l’organisme impliquant le traitement de données personnelles :
Activité 1 : Gestion des clients en agence / au téléphone - rentrées de biens
Activité 2 : Gestion des clients en ligne
Activité 3 : Gestion des mandats et compromis de vente
Les données personnelles collectées physiquement (rdv agence, téléphone) ou via les passerelles : notre site internet, leboncoin, Logicimmo, seloger.com etc… ne sont ni partagées, ni vendues, ni-même retranscrites sous forme de fichier informatique. Elles sont uniquement traitées par les membres habilités de l’agence AS immobilier dans le seul objectif de répondre aux demandes des clients, dans un but donné à un moment précis.Les données relatives aux biens ( dimensions, photos...) sont stockées sur support dématérialisé puis archivées lorsque le bien est vendu ou que le mandat arrive à expiration.
Fiche de registre de l’activité 1 :
Gestion des prospects en agence et au téléphone
01-06-2018
Mise à jour : 01-06-18
Objectifs poursuivis :
Prise de RDV pour rentrer du bien ou effectuer des visites, explications relatives aux biens rentrés en agence. Mise en vente des biens immobiliers
Catégories de personnes concernées : Clients vendeurs et acquéreurs potentiels
Catégories de données collectées :
Etat civil : nom, prénom, adresse, mail , téléphone,
Critères de recherche ou critères des biens à vendre : situation géographique, surfaces, budget souhaité
Informations relatives aux biens immobiliers confiés pour leur mise en vente en agence
Des données sensibles sont-elles traitées ? Non
Durées de conservation des données :
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
De 6 mois à 15 mois ou selon la durée du mandat, sur fiche papier pour les données personnelles, sur informatique pour les données relatives aux biens : photos, dimensions ; puis celles-ci sont archivées dans des classeurs de l’agence ou stockées sur support dématérialisé (disque dur). Indéfiniment pour les compromis de vente.
Catégories de destinataires des données :
Destinataires internes : membres de l’équipe commerciale
Destinataires externes : non
Sous-Traitants : non
Transfert de données hors UE : Non
Mesures de sécurité :
Les données personnelles sont inscrites sur un registre ‘papier’ demeurant au sein de l’agence. Aucune donnée n’est enregistrée informatiquement dans un fichier dit ’Client’ qui pourrait être piraté. Aucun fichier n’est vendu, ni sous-traité. Les données relatives aux biens immobiliers sont stockées sur un support informatique (ordinateurs) puis stockées sur un disque dur pour archivage lorsque la vente est signée ou lorsque le mandat arrive à expiration.
Fiche de registre de l’activité 2 :
Gestion des prospects en ligne
01-06-2018
Mise à jour : 01-06-18
Objectifs poursuivis :
Renseigner les clients sur les biens en portefeuille.
Renseigner des clients souhaitant confier leur bien à l’agence
Prise de RDV en fonction
Catégories de personnes concernées : Clients vendeurs et acquéreurs
Catégories de données collectées :
Etat civil : nom, prénom, adresse, mail , téléphone,
Critères de recherche ou critères des biens à vendre : situation géographique, surfaces, prix souhaité
Des données sensibles sont-elles traitées ? Non
Durées de conservation des données :
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données sont collectées via les différentes passerelles : alertes sur le site internet de l'agence, formulaires via les autres passerelles prestataires (Leboncoin, Logic-immo, Seloger.com, SNPI etc...). Les données collectées et traitées par les collaborateurs de l'agence sont uniquement celles fournies par les clients internautes lorsqu'ils complètent les formulaires de leur plein gré.
Sur les plateformes des passerelles, jusqu’à effacement 1à 2 fois/an
Selon les critères de recherches des clients, certaines informations sont retranscrites sur fiches papiers selon les besoins, conservées de 6 mois à 1 an, puis celles-ci sont archivées dans des classeurs de l’agence.
Catégories de destinataires des données :
Destinataires internes : membres de l’équipe commerciale
Destinataires externes : non
Sous-Traitants : non
Transfert de données hors UE : Non
Mesures de sécurité :
Aucune donnée n’est enregistrée informatiquement dans un fichier dit ’Client’ qui pourrait être piraté. Aucun fichier n’est vendu, partagé ni sous-traité. Les données figurant sur les passerelles ne sont pas exploitées autrement que par l’équipe commerciale dans le but de répondre uniquement à la demande précise du client sans autre finalité.
Fiche de registre de l’activité 3 :
Gestion des mandats et compromis de vente
01-06-2018
Mise à jour : 01-06-18
Objectifs poursuivis :
Réalisation des mandats et compromis de vente -
Catégories de personnes concernées : Clients vendeurs et acquéreurs
Catégories de données collectées :
Etat civil : nom, prénom, adresse, mail , téléphone, profession, date et lieu de naissance, situation matrimoniale
Données sur le bien vendu : renseignements de cadastre, descriptif des lieux, antériorité
Données sur le financement des acquisitions
Des données sensibles sont-elles traitées ? non
Durées de conservation des données :
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les dossiers sont conservés en version ‘papier ‘ et archivés indéfiniment à l’agence. Les compromis sont archivés informatiquement indéfiniment.
Catégories de destinataires des données :
Destinataires internes : membres de la direction de l’agence, habilités à rédiger les compromis
Destinataires externes : oui : notaire en charge de la vente et organisme bancaire
Sous-Traitants : non
Transfert de données hors UE : Non
Mesures de sécurité :
Les mandats de vente sont stockés en version 'papier' dans les classeurs de l'agence, consultables uniquement par le personnel de l'agence et les commerciaux, ainsi que les notaires sur demande. Les compromis sont uniquement dévoilés aux protagonistes visés par les transactions : clients vendeurs et acquéreurs, notaires et organismes bancaires sollicités pas les clients. Les données ne sont nullement divulguées, retranscrites, ni partagées avec d'autres personnes ni organismes.